Verdien av konstruktive tilbakemeldinger i en organisasjonskultur

Et stressende arbeidsmarked i en urolig verden der raske kulturelle endringer og økonomisk ustabilitet har nådd et nytt vendepunkt, får ansatte til å klamre seg til enhver form for stabilitet. Denne situasjonen kan for mange, om ikke alle – føles urolig.

Selv om det kanskje føles som det siste man har lyst til å gjøre når jobben føles usikker, kan det å lære å gi og motta konstruktiv tilbakemelding på en effektiv måte være nøkkelen til å håndtere denne spenningen – frem til man står på tryggere grunn.

Når arbeidsmengden svinger, fører det ofte til at én person gjør jobben til flere. Dette presser både ferdigheter og kapasitet til det ytterste. Det har også blitt den nye normalen å «gjøre mer med mindre», ettersom økonomisk ustabilitet skaper uro i organisasjoner og budsjetter. Det ville vært naivt å ignorere hvilken påvirkning dette har for kulturene i arbeidslivet. Én viktig del av det å navigere i den nye virkeligheten, er å lære å ha ærlige samtaler om prestasjon, teamdynamikk, arbeidsmengde – m.m.

Konstruktiv tilbakemelding er en hjørnestein i sunne, engasjerte og motstandsdyktige arbeidskulturer. Wiley ønsket å lære mer om hvordan ansatte og organisasjoner håndterer de viktige samtalene, og hvilken innvirkning de har på engasjement. De spurte 2 000 personer og fant en tydelig sammenheng mellom hvor ofte folk mottar konstruktiv tilbakemelding og hvor støttet de føler seg – samt hvor ofte tilbakemeldingen faktisk fører til konkrete forbedringer.

«Tilbakemeldingsbristen»

Ansatte som får ukentlig tilbakemeldinger føler seg oftere støttet av sine ledere. Det kan skyldes mange faktorer, men det er viktig å merke seg at jevnlig kommunikasjon bygger tillit, skaper klarhet og gir en følelse av å bli verdsatt. Regelmessige tilbakemeldinger gir ansatte muligheten til å endre måten de jobber på, feire små seire og føle seg anerkjent for innsatsen. En årlig tilbakemelding kan derimot oppleves som upersonlig og frakoblet. Man går ofte glipp av gode anledninger til å gi oppmuntring og korrigering i tide, som igjen kan føre til at man føler seg lite støttet.

Jo oftere tilbakemelding gis, desto mer tillit bygges. Man kan da gjøre større fremskritt mot målene, enten det gjelder prosjektleveranser eller utvikling av nye ferdigheter. Undersøkelsen viste at 53 % av deltakerne mente at ukentlige tilbakemeldinger fører til tydelige og konkrete forbedringer. Dette er helt avgjørende i dagens arbeidsmiljø.

Organisasjonskultur og konstruktiv tilbakemelding

Regelmessig og konstruktiv tilbakemelding er en nøkkelfaktor for å bygge tillit og psykologisk trygghet. Når tilbakemeldinger gis jevnlig, signaliserer det til ansatte at deres innsats blir lagt merke til og verdsatt. Dette gir et stort løft for motivasjonen, spesielt i krevende tider. Den kontinuerlige kommunikasjonen skaper et miljø der folk føler seg trygge på å si ifra, stille spørsmål og ta initiativ – uten frykt for å bli dømt. Det bidrar til en bedriftskultur hvor utfordringer tas tak i fortløpende, suksesser feires, og medarbeidere får utvikle seg gjennom støtte og tydelige forventninger. Alt dette forbedrer organisasjonskulturen.

Like viktig er evnen til å tilpasse tilbakemeldingene til de ulike menneskene og adferdsstilene i et team. Noen personer responderer best på direkte og handlingsorienterte tilbakemeldinger. Andre har mer nytte av en relasjonell og reflekterende tilnærming, med rom for å bearbeide egne følelser i lys av hva som skjer i organisasjonen. Å forstå og tilpasse seg disse ulikhetene bidrar til at tilbakemeldingen blir oppfattet som konstruktiv og ikke kritisk. Dette fremmer kontinuerlig læring og utvikling, og styrker samtidig en kultur preget av ansvarlighet og gjensidig respekt. Når tilbakemelding både er regelmessig og personlig tilpasset, blir det et verktøy for vekst, tilknytning og varig teamytelse.

Stress preger fortsatt hverdagen for mange

I løpet av den siste måneden rapporterte hele 96 % av deltakerne i undersøkelsen høye stressnivåer. Stressnivået blant ledere har til og med økt ytterligere – fra 6,5 til 7 av 10. Dette viser at den vedvarende ustabiliteten som påvirker organisasjoner, fortsetter å føre til uvanlig høyt stressnivå blant ansatte og ledere.

Selv om det finnes mange måter en organisasjon kan bidra på, kan det å skape en kultur for ærlige samtaler og konstruktiv tilbakemelding være én effektiv vei til bedre samhold i en ellers utfordrende tid. Å sette søkelys på å styrke relasjoner og å fremme personlig og profesjonell utvikling gjennom tilbakemelding kan øke følelsen av tilknytning og tillit.

Lederens tankesett: Opplæring utgjør forskjellen

Når det gjelder å forme en sunn organisasjonskultur, er ledernes evne til å gi konstruktiv tilbakemelding avgjørende. Og det er opplæring som virkelig gjør forskjellen! Ledere som har fått riktig opplæring, er mye bedre rustet til å forberede og gjennomføre tilbakemeldingssamtaler, tilpasse seg ulike teammedlemmer, og i siste instans bidra til økt prestasjon. De forstår at tilbakemelding ikke bare er noe man “må gjøre”, men et strategisk verktøy som kan styrke relasjoner, tydeliggjøre forventninger og drive faglig vekst. Selvtilliten kommer ikke bare fra erfaring, men fra at de har fått riktige teknikker og det rette tankesettet til å håndtere de mest emosjonelle samtalene.

På den andre siden kan ledere uten opplæring kjenne på usikkerhet i møte med slike samtaler. Selv om mange anerkjenner hvor viktig tilbakemelding er, uttrykker de ofte behov for praktiske verktøy, opplæring og veiledning for å føle seg trygg i rollen. Uten slik støtte kan tilbakemeldinger bli ujevne, lite virkningsfulle – eller i verste fall skadelige. Dette kan undergrave tillit og føre til dårligere engasjement blant ansatte. En godt trent leder gir ikke bare tilbakemelding – de legger grunnlaget for en sunn, høytpresterende arbeidsplass.

Hvordan utvikle en kultur som fremmer konstruktive tilbakemeldinger

Det finnes konkrete strategier organisasjoner kan bruke for å øke tryggheten rundt det å gi og å motta konstruktiv tilbakemelding.

Normaliser løpende tilbakemeldinger fremfor å vente til medarbeidersamtaler

Tilby opplæring til ledere i hvordan de kan gjennomføre samtaler på en konstruktiv og trygg måte.

Bruk refleksjonsverktøy for å øke bevisstheten om ulike kommunikasjons- og adferdsstiler

Å gi regelmessige tilbakemeldinger på alle nivå i en organisasjon handler ikke bare om ytelse – det handler også om kultur. Disse samtalene kan hjelpe medarbeidere med å nå resultater, men også bygge ærlighet og fremme utvikling i krevende tider.

Volo kan tilby forskningsbaserte verktøy og gode løsninger som kan gi en struktur og et felles begrepsapparat som gjør det mulig for hele organisasjonen å utvikle ferdighetene til å ta neste steg. Enten det gjelder teamutvikling, lederutvikling, lederstøtte eller salgstrening – kan Volo bistå med løsninger for å skape en sunnere arbeidsplass med rom for konstruktive tilbakemeldinger.

Ta kontakt for en uforpliktende prat, eller les mer om verktøyene våre her.