Personvernerklæring – Volo AS

Knyttet til aktiviteter i, drift av vår virksomhet, informasjon relatert til vår hjemmeside og vår markedsføring, behandler vi personalopplysninger.

Denne personvernerklæring beskriver hvordan og med hvilket formål vi behandler dine opplysninger.

Din personlige informasjon tilhører deg. Du deler informasjonen med Volo AS knyttet til oppdrag vi skal utføre/avtale med deg eller din virksomhet. Vi vil at du skal vite hvorfor vi trenger dine personlige opplysninger og hvordan vi behandler dem.

1. Data:

Volo AS bruker bare informasjonen du gir oss. Dette er relatert til når du og/eller din virksomhet inngår avtale med oss.

Vi bruker følgende informasjon:

Navn og adresse
Navn på respondent av våre verktøy
Telefonnummer
Fakturaadresse
E-postadresse

2. Sikkerhet

Vi beskytter informasjonen du gir oss med den mest avanserte teknologien, så ingen har uautorisert tilgang til. Skulle det være nødvendig å dele informasjonen med tredjepart, krever vi at selskapet behandler dine opplysninger så trygt som vi gjør, og med det formål det er ment. Se også punkt 5.

3. Lagringsperiode og sletting av data:

Vi lagrer personlig informasjon så lenge vi har et legitimt grunnlag for dette, knyttet til avtale med deg og din virksomhet, og knyttet til oppdragets art og omfang. Opplysninger behandles på bakgrunn av samtykke, og oppbevares inntil samtykke trekkes tilbake og kunde/respondent/virksomhet gir beskjed om at data skal slettes.

4. Formål – hva vi bruker dine data til:

Vi bruker dataene du gir oss for å levere oppdraget, avtalt mellom deg og din virksomhet.

Dette skjer:

Når du er blitt sertifisert i ett eller flere av de verktøy Volo AS tilbyr:

Vi oppretter deg som administrator/bruker av EPIC-konto (sub account), knyttet til de verktøy du har oppnådd en sertifisering for, og registrerer navn og e-postadresse. Etter dette er det kun den eller de sertifiserte/administratorer av EPIC-konto som kan opprette, ha tilgang til, eller slette brukere. Disse data har ikke Volo AS tilgang til.

Når du benytter kontaktskjema på vår nettside:

Når du bruker kontaktskjema på våre hjemmesider ber vi om følgende informasjon: Navn, e-postadresse, firma (frivillig), telefonnummer (frivillig), og hva din henvendelse handler om.

Formålet med innhenting og lagring av informasjon er å kunne svare og ha en dialog rundt din henvendelse. Informasjonen blir lagret i vårt system der det kun er ansatte i Volo AS som har tilgang. Informasjonen blir lagret så lenge vi finner det formålstjenlig og legitimt.

Når du melder deg på kurs eller arrangement:

Ved påmelding på kurs og arrangement samles følgende informasjon:

Navn
E-post
Firma
Faktureringsopplysninger
Telefonnummer (frivillig)
Valgt dato for kurs eller arrangement

Informasjonen blir lagret i vårt system som kun ansatte i Volo AS har tilgang til. Informasjonen lagres for å kunne følge opp deltakere i forkant av kurset, fakturere, ha oversikt over antall og påmeldte kursdeltakere, og oppfølging i etterkant. Dersom samtykke er gitt, vil e-post også kunne bli brukt til å invitere til fremtidige kurs, arrangement og webinar.

Når du melder deg på våre webinarer:

Ved påmelding til våre webinar samles følgende informasjon: navn, e-post, firma, evt. andre henvendelser. Her kan vi også stille ja/nei-spørsmål om kjennskap til tema før webinaret f.eks.

Informasjonen blir lagret i vårt system, for å kunne følge opp deltakere i forkant av webinaret, ha oversikt over antall og påmeldte deltakere, og oppfølging i etterkant. Dersom samtykke er gitt, vil e-postadressen også kunne bli brukt til å invitere til fremtidige kurs, arrangement og webinar.

Når vi sender ut våre nyhetsbrev:

Volo AS sender ut nyhetsbrev maks en gang i måneden via e-post. For å kunne motta dette må du registrere din e-postadresse hos oss via skjema på hjemmesiden. Vi bruker verktøyet MailChimp, som er databehandler for nyhetsbrevet. Dersom du melder deg av nyhetsbrevet, vil din informasjon bli slettet.

NB, dette gjelder ikke viktige oppdateringer og nyheter til våre sertifiserte Everything DiSC®-instruktører, sendt fra Volo AS.

5. Overførsel til tredje land

Vår samarbeidspartner Inscape Publishing, et datterselskap av Wiley, er geografisk plassert i USA. Vi anvender SCC, Standard Contractual Clause som overførselsgrunnlag.

En egen SCC avtale er signert mellom Volo AS og Wiley.
Data overført til og lagret på Wileys applikasjoner er kryptert i overføring, i TLS 1,2 eller høyere og på AES256.
SCC er etablert mellom sub prosessorer og Wiley som prosesserer data på vegne av Wiley.
Våre sertifiserte kunder med EPIC-konto har en sub-account. Dette innebærer at respondentens data kun er tilgjengelig for sub-accounts administrator, samt for utvalgte ved Wiley support team knyttet til support og løse problemer for administrator.
Wiley følger OWASP guidelines, og deres hosting partner AWS, Amazon Web Services er SOC2 og ISO27001 sertifisert.

6. Personvern ved bruk av EPIC og verktøyene Everything DiSC® og The Five Behaviors®

All informasjon knyttet til din besvarelse av Everything DiSC® og The Five Berhaviors®-verktøy fra Inscape Publishing, Wiley, behandles konfidensielt. Innhentede opplysninger du gir knyttet til denne besvarelse, blir behandlet ihht. lov og gjeldende krav om personvern og datasikkerhet. Se også punkt 5.

Hvilke opplysninger som innhentes:
Det kreves at du oppgir navn og kjønn, og svarer på en rekke spørsmål, ord eller utsagn, som vil bli brukt til å produsere ditt Everything DiSC®-verktøy, din personlige rapport, eller ditt teamutviklingsverktøy, The Five Behaviors®. Det spørres også om din e-postadresse for å sende deg informasjon, instruksjon og link for besvarelse. Skjemaet for samtykke fastslår måten svarene dine blir innsamlet, behandlet, overført, brukt og lagret på.

Demografiske data: Du bes også om å oppgi demografiske opplysninger som alder, sted, utdannelse og jobbrolle. Dette er valgfritt. Dette vil brukes for å sikre at Inscape Publishing, Wiley-materialer er gyldige og pålitelige for alle brukere. Alt forskningsarbeid hos Inscape Publishing, Wiley utføres med full konfidensialitet. De demografiske dataene du oppgir, vil ikke være personlig identifiserbare.

Hvor opplysningene om deg blir lagret – hvordan de behandles:
EPIC er et passordbeskyttet administrasjonssystem for Everything DiSC® og The Five Behaviors®-verktøy. En EPIC-konto administreres av en sertifisert Everything DiSC®-instruktør, nevnt som administrator. En sertifisert instruktør har gjennomgått nødvendig opplæring i etisk og god bruk av Everything DiSC® og The Five Behaviors®-verktøy. Dataene, herunder personopplysninger, du oppgir ved besvarelse av ditt personlige spørreskjema, overføres kryptert til AWS – Amazon Web Services, og deres AWS Data senter i Virginia – USA.

Inscape Publishing – Wiley (John Wiley & Sons, Inc.) har rettighetene på Everything DiSC® og The Five Behaviors®, og leverer EPIC-plattform for administrering av disse verktøy. Volo AS er autorisert partner Everything DiSC® og The Five Behaviors® i Norge, og som databehandler er Volo AS ansvarlig, i samarbeid med Everything DiSC®-instruktører, som er behandlingsansvarlige, og administratorer av EPIC-konto (sub account), for å sikre at de opplysninger du oppgir blir behandlet ihht. gjeldende krav.

Tilgang til dine personopplysninger, verktøy og eventuelle demografiske opplysninger du har oppgitt, er utelukkende begrenset til sertifisert Everything DiSC®-instruktør (administrator av EPIC-konto) og autorisert personell og ansatte hos Inscape Publishing, Wiley.

Alle opplysninger er krypterte rådata. Ditt verktøy, din personlige rapport, genereres ut fra disse rådata, av sertifisert Everyhing DiSC®-instruktør, og kun etter samtykke fra deg.

Se også informasjon om samtykke i starten av din besvarelse på tilsendt lenke fra EPIC-administrasjonssystem.

Hva er formålet med å innhente opplysningene om deg:
Bruk av opplysningene vi innhenter, er begrenset til å yte den tjenesten som vi etter avtale med deg, eller din virksomhet skal utføre.
Tjenesten EPIC er utformet for å gi deg en tilpasset rapport, et eget Everything DiSC® eller et The Five Behaviors®-refleksjonsverktøy.

Ved å klikke på “Accept” (Godta), samtykker du til at Inscape Publishing, Wiley kan bruke dataene, herunder personopplysninger du oppgir, i den hensikt å produsere ditt eget verktøy, din personlige rapport.

Everything DiSC® er et verktøy der du innhenter nyttig og god innsikt om egen adferd.
Everything DiSC®-verktøy skal skape refleksjon og egenutvikling, knyttet til adferd i egen jobbsituasjon og rolle.
The Five Behaviors® er et verktøy for å bygge velfungerende og effektive team. Gjennom en teamevaluering, ny innsikt om teamet, refleksjon og prosess.

Hvordan opplysningene kan slettes:
Etter at avtalt oppdrag med deg eller din virksomhet er sluttført, vil vi etter avtale slette den informasjon som finnes på EPIC-konto. Skulle oppdraget innebære en videreføring av prosess, og det er behov for utvidet lagringstid knyttet til formål med leveransen, avtales dette nærmere med deg eller oppdragsgiver. Se også punkt 3.

7. Informasjonskapsler – Facebook Pixel – sikker side

Informasjonskapsler:
Våre nettsider lagrer ikke persondata, men kun anonymisert og generell data i forbindelse med analyseverktøyet Fathom. Hensikten er å gi oss informasjon om hvordan nettsidene benyttes og for å sikre brukeropplevelsen.

Facebook Pixel: Volo AS bruker Facebook Pixel til å spore og forbedre våre markedsføringskampanjer på Facebook. Den leser noen biter informasjon som gjør at vi kan gi deg relevant reklame på Facebook og andre plattformer senere, og hjelper oss med å måle effekten av kampanjer vi kjører. Les mer om annonser på Facebook og hvordan du selv kan justere dine personlige innstillinger på Facebook her.

Sikker side: Volo AS bruker HTTPS kommunikasjon (SSL Sikkerhetssertifikat) for kryptert og sikker overføringen av data mellom deg og oss.

Volo AS har ikke kommentarfelt på hjemmesiden eller bloggen sin, ingen informasjon lagres.

8. Se, endre, slette data eller andre spørsmål?

Du kan sende en forespørsel om å vise, redigere, slette eller overføre dine personlige data. For eksempel kan du sjekke om dataene dine er riktige. Vil du vite hvilken informasjon du har tillatt oss å bruke, eller vil du begrense bruken?

Hvis du har spørsmål om personvernreglene, vennligst kontakt vår datahåndteringsansvarlig ved å sende en e-post til ketil.olsen@volo.no eller per. brev til:

Volo AS
C/O Ketil Olsen
Overlege Bratts vei 26 B
7026 Trondheim – Norway

9. Klager:

Vi vil gjerne hjelpe deg hvis du har klager om hvordan vi behandler personlig informasjon. Send e-post til vår databehandleransvarlig: ketil.olsen@volo.no

Volo AS
Trondheim, 12.12.2022